Obligaciones corporativas de inicio de año
2021
Por: Equipo de asuntos corporativos
Durante el primer semestre del año se deben cumplir una serie de obligaciones corporativas; a continuación, le hacemos un resumen de algunas de las más importantes:
- Reunión ordinaria del máximo órgano social.
Todas las sociedades, dentro de los 3 primeros meses del año (salvo que en los estatutos sociales se disponga en contrario), deben realizar la reunión ordinaria de su máximo órgano de decisión, para examinar la situación de la sociedad, aprobar estados financieros de fin de ejercicio, decidir sobre sus utilidades, aprobar la gestión de los administradores y designar los miembros de sus órganos de administración y representación.
- Nombramiento de revisor fiscal.
Deberán tener revisor fiscal:1. Las sociedades por acciones, salvo las sociedades por acciones simplificadas cuando no se haya establecido en los estatutos sociales y por su monto de activos e ingresos no estén obligadas a tenerlo.
2. Todas las sociedades comerciales, cuyos activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de 5.000 smlmv y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente de 3.000 smlmv.
3. Las sociedades anónimas, las sucursales de sociedad extranjera y las sociedades en comandita por acciones (se requiere desde el momento de su constitución).
- Depósito de estados financieros.
Dentro del mes siguiente a su aprobación, se debe depositar una copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, en la cámara de comercio del domicilio social.
Si los estados financieros, por las condiciones especiales de la compañía, se deben depositar en la Superintendencia de Sociedades, entonces no se requerirá allegar la copia correspondiente a la cámara de comercio.
- Diligenciamiento y presentación de información financiera ante la Superintendencia de Sociedades.
Las sociedades comerciales, las sucursales de sociedades extranjeras y las empresas unipersonales sometidas a la vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, están obligadas a reportar los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2020, certificados y dictaminados, con el alcance establecido en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, en los términos de la Circular 100-000015 de 2020 expedida por la Superintendencia de Sociedades.
Así mismo, están obligadas a reportar la misma información las sociedades comerciales, las sucursales de sociedades extranjeras y las empresas unipersonales sometidas a la inspección de la Superintendencia de Sociedades a las cuales dicha entidad les imparta la orden respectiva mediante acto administrativo particular dirigido a la dirección de notificación judicial inscrita en el registro mercantil.
Es importante tener en cuenta que la información requerida incluye documentos adicionales según lo dispuesto en la circular y los plazos máximos para el envío de información se establecieron entre el 12 de abril y el 7 de mayo de 2021, en el día que corresponda de acuerdo con el último número del NIT de cada compañía obligada.
Finalmente, es de relevancia mencionar que las compañías que tengan la condición de matrices o controlantes y que se encuentren obligadas a presentar información financiera a la Superintendencia de Sociedades en los términos de la Circular 100-000015 de 2020, además de los estados financieros individuales, deberán presentar los estados financieros consolidados, a más tardar, el 31 de mayo de 2021.
- Renovación de matrícula mercantil.
Durante los primeros 3 meses del año se debe renovar la matrícula mercantil de la compañía y la de sus establecimientos de comercio, sucursales y/o agencias, en la cámara de comercio respectiva.
- Presentación del informe de prácticas empresariales.
Las sociedades comerciales, las sucursales sociedades extranjeras y las empresas unipersonales que se encuentren bajo vigilancia o control por parte de la Superintendencia de Sociedades deberán presentar el informe nro. 42 relativo a prácticas empresariales al año 2020. Este informe se debe presentar entre el 18 de mayo y el 31 de mayo de 2021, en el día que corresponda de acuerdo con el último numero del NIT. Las fechas concretas se pueden consultar en la Circular 100-000015 de 2020 de la Superintendencia de Sociedades.
- Renovar el Registro Único de Proponentes (“RUP”).
A más tardar el quinto día hábil del mes de abril (en este caso, hasta el 9 de abril de 2021), se debe renovar el Registro Único de Proponentes; de lo contrario, el mismo pierde sus efectos.
- Adopción de programas de trasparencia y ética empresarial.
De conformidad con la Resolución 100-006261 del 2 de octubre de 2020, expedida por la Superintendencia de Sociedades y que regirá a partir del 1 de enero de 2021, estarán obligadas a adoptar un programa de transparencia y ética empresarial las sociedades vigiladas por dicha entidad que en el año 2020:
1. Hayan realizado negocios o transacciones de cualquier naturaleza con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado, directamente o a través de un intermediario, contratista o por medio de una sociedad subordinada o de una sucursal, cuya cuantía sea igual o superior (individualmente o en conjunto) a 100 SMMLV;
2. Hayan obtenido ingresos o tengan activos totales iguales o superiores a 40.000 SMMLV.
Es importante resaltar que las sociedades que a 31 de diciembre de cada año cumplan con las anteriores condiciones tendrán hasta el 30 de abril del año siguiente para adoptar el respectivo programa de transparencia y ética empresarial en los términos de la Ley 1778 de 2016.
9. Aplicación del régimen de autocontrol y gestión del riesgo integral de LA/FT/FPADM
Las siguientes empresas (sociedad comercial, empresa unipersonal o sucursal de sociedad extranjera supervisada por la Superintendencia de Sociedades) y los sectores, indicados por la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 de la Superintendencia de Sociedades, se encuentran sometidos a la aplicación del régimen de autocontrol y gestión del riesgo integral de LA/FT/FPADM:
1. Empresas sujetas a la vigilancia o al control de la Superintendencia de Sociedades con ingresos totales o activos iguales o superiores a 40.000 SMMLV con corte a 31 de diciembre del año 2020.
2. Empresas que a 31 de diciembre del 2020 hubieren recibido uno o varios aportes de activos virtuales iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a 100 SMMLV. Además de lo establecido en el numeral 5 del Capítulo X de la circular, estas empresas deberán aplicar el proceso de debida diligencia intensificada.
3. Las empresas que pertenezcan a cualquiera de los siguientes sectores económicos y que cumplan con todos los requisitos enunciados en la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020:
a. Sector de agentes inmobiliarios
b. Comercialización de metales preciosos y piedras preciosas
c. Servicios jurídicos
d. Servicios contables
e. Sector de construcción de edificios y obras de ingeniería civil
f. Servicios de activos virtuales
g.Sectores de supervisión especial o regímenes especiales
El plazo máximo para implementar el SAGRILAFT será hasta el 31 de mayo del año siguiente al cual se cumplan los requisitos enunciados anteriormente.
Correa Merino Agudelo S.A.S. se encuentra a su entera disposición para acompañarlo en el cumplimiento de estas obligaciones.
Correa Merino Agudelo S.A.S.
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