El documento soporte de pago de nómina electrónica constituye el requisito para soportar costos, gastos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta e impuestos descontables en IVA, relativos a los abonos en cuenta o pagos de la nómina electrónica al trabajador.
La generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica debe realizarse de manera mensual por parte de los empleadores que sean contribuyentes del Impuesto sobre la Renta, pero en la práctica han surgido varias dificultades a la hora de determinar los valores a reportar por concepto de vacaciones.
Al respecto, el Consejo de Estado y la DIAN han señalado que las vacaciones solo podrán tomarse como deducción en el Impuesto sobre la Renta y, por lo tanto, deberán reportarse en el documento soporte de pago de nómina electrónica, cuando ocurran alguno de los siguientes eventos: (i) se paguen o, (ii) se abonen en cuenta (lo cual ocurre cada año que sea laborado por el trabajador).
Es por lo anterior que al momento de realizar el reporte mensual de los diferentes conceptos relativos a la nómina electrónica solo se deberá tener en cuenta las vacaciones que efectivamente se hayan pagado o abonado en cuenta al trabajador, sin perjuicio de las provisiones contables que se deben efectuar.
Por otro lado, la normativa tributaria no establece si los aportes obligatorios del empleador al sistema de seguridad social y el pago de parafiscales en favor del trabajador deben registrarse en el documento soporte de pago de nómina electrónica. Adicionalmente, los proveedores tecnológicos no tienen actualmente habilitados en sus softwares la opción para que se realice dicho reporte.
La anterior situación implica una dificultad al momento en que los empleadores contribuyentes del Impuesto sobre la Renta se tomen dichos conceptos como una deducción, ya que al considerarse el documento soporte de pago de nómina electrónica como requisito para soportar costos, gastos y deducciones relativos a la nómina electrónica, no tendrían los empleadores el documento exigido por la ley para poder soportarlos.
A nuestro parecer los aportes asumidos por el empleador al sistema de seguridad social y por el pago de parafiscales deberían poder ser reportados mensualmente en el documento soporte de pago de nómina electrónica para la procedencia de su deducción.