Obligaciones corporativas de inicio de año 2023

Obligaciones corporativas 2023

Durante el primer semestre del año 2023 se deben cumplir una serie de obligaciones corporativas; a continuación, le hacemos un resumen de algunas de las más importantes:

Al respecto se destaca lo siguiente.

         1. Diligenciamiento y presentación de información financiera

Todas las sociedades, dentro de los 3 primeros meses del año (salvo que en los estatutos sociales se disponga lo contrario), deben realizar la reunión ordinaria de su máximo órgano social para abordar, al menos, los siguientes asuntos: (i) examinar la situación de la sociedad al corte del año anterior; (ii) aprobar estados financieros de propósito general; (iii) decidir sobre sus utilidades; (iii) aprobar la gestión de los administradores; y (iv) designar los miembros de sus órganos de administración, representación y a la revisoría fiscal, según aplique en los términos de los estatutos sociales de la compañía.

De manera previa a la reunión ordinaria, los administradores de la sociedad permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los socios o accionistas, siguiendo los requisitos normativos y estatutarios aplicables a cada tipo de sociedad, especialmente en cuanto a los plazos para el ejercicio de este derecho y la información que podrán inspeccionar los socios o accionistas.

La reunión ordinaria de las sociedades podrá realizarse bajo alguno de los siguientes mecanismos, siguiendo en todo caso las disposiciones legales y estatutarias que apliquen para cada tipo de reunión en cuanto a reglas de convocatoria y quórums aplicables:

• Reuniones presenciales en la sede del domicilio social o por fuera de éste en el lugar indicado en la convocatoria.
• Reuniones no presenciales, es decir, aquellas que permiten la comunicación sucesiva o simultánea de todos los participantes.
• Reuniones mixtas, es decir, aquellas que tienen participantes reunidos en un lugar de forma presencial y otros de forma virtual a través de una plataforma tecnológica.

De estas reuniones se deberá dejar constancia en un acta por escrito e impresa en los libros del máximo órgano social de la sociedad, siguiendo los requisitos normativos y estatutarios aplicables al tipo de reunión.

       2. Nombramiento de revisor fiscal de la compañía

Deberán tener revisor fiscal:

• Las sociedades anónimas (S.A.), las sociedades en comandita por acciones (S.C.A) y las sucursales de sociedades extranjeras.
• Las sociedades por acciones simplificadas (S.A.S.), en los siguientes supuestos:
  a) Cuando se haya establecido en los estatutos sociales el cargo de revisor fiscal;
  b) Cuando por su monto de activos y/o ingresos estén obligadas a tenerlo.

• Todos los demás tipos de sociedades que voluntariamente hayan establecido en los estatutos sociales el cargo de revisor fiscal.
• Todas las sociedades comerciales, cuyos activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de 5.000 smmlv y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente de 3.000 smmlv.

En caso de que se cumplan algunos de los supuestos mencionados anteriormente, la asamblea general de accionistas o el máximo órgano social, según corresponda, deberá proceder con el nombramiento del revisor fiscal principal y suplente de la sociedad y, posteriormente, dicho nombramiento se debe inscribir en el registro mercantil ante la cámara de comercio del domicilio social.

       3. Depósito de estados financieros en la cámara de comercio del domicilio social de la compañía

Dentro del mes siguiente a su aprobación, se debe depositar una copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, aprobados por el máximo órgano social de la compañía en la cámara de comercio del domicilio social de esta.

Si los estados financieros, por las condiciones especiales de la compañía, se deben depositar en la Superintendencia de Sociedades como se indica más adelante en la sección 6, entonces no se requerirá allegar la copia correspondiente a la cámara de comercio.

       4. Renovación de matrícula mercantil

Durante los primeros 3 meses del año se debe renovar la matrícula mercantil de la compañía y la de sus establecimientos de comercio (esto son, sucursales y/o agencias), en la respectiva cámara de comercio que se encuentren registrados.

La renovación extemporánea de la matrícula mercantil implica el pago de intereses de mora y puede generar sanciones económicas de hasta 17 smmlv impuestas por la Superintendencia de Sociedades, así como la pérdida de otros beneficios aplicables a cada tipo de empresa.

       5. Renovar el Registro Único de Proponentes

Para las personas naturales o jurídicas que aspiren contratar con el Estado y se encuentren inscritas en el Registro Único de Proponentes deberán renovar dicha inscripción a más tardar el quinto día hábil del mes de abril; de lo contrario, el registro perderá sus efectos.

       6. Presentación de información ante la Superintendencia de Sociedades

En los términos de la circular externa 100-000012 expedida por la Superintendencia de Sociedades el 22 de noviembre de 2022, las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales supervisadas deberán presentar los siguientes documentos ante dicha entidad:

La omisión de la presentación de esta información ante la Superintendencia de Sociedades en los términos y condiciones exigidos podrá ser objeto de sanción al respectivo vehículo jurídico por parte de dicha entidad.

Finalmente, en la medida en que la regla general de presentación de información fue descrita anteriormente, es de relevancia mencionar que en los siguientes casos: (i) formen parte de un grupo empresarial; (ii) adelanten procesos de liquidación judicial (simplificada o por adjudicación); (iii) se encuentren en procesos de reestructuración o reorganización; (iv) no cumplan con la hipótesis de negocio en marcha o se encuentren en liquidación voluntaria; o (v) hayan sido requeridas particularmente por la Superintendencia de Sociedades, esta obligación de presentar información ante la Superintendencia de Sociedades se deberá revisar de manera particular con el fin de atender los lineamientos normativos aplicables a estos caso.

De encontrarse en uno de estos casos, nosotros podremos ampliar los detalles de la obligación de presentar información aplicables con el fin de dar cabal cumplimiento a las obligaciones aplicables a cada caso en concreto.

       7. Presentación del informe de prácticas empresariales

Las sociedades comerciales, las sucursales sociedades extranjeras y las empresas unipersonales que se encuentren bajo vigilancia o control por parte de la Superintendencia de Sociedades deberán presentar el “Informe 42 – Prácticas Empresariales” relativo a las prácticas empresariales adoptadas en el año 2022.

Este informe deberá ser presentado ante la Superintendencia de Sociedades, atendiendo el siguiente cronograma, cuyos plazos son improrrogables (circular externa 100-000012 de 2022 de la Superintendencia de Sociedades):

       8. Adopción de programas de trasparencia y ética empresarial – PTEE

De conformidad con la circular externa 100-000011 de 2021 expedida por la Superintendencia de Sociedades, estarán obligadas a adoptar un programa de transparencia y ética empresarial las sociedades supervisadas por dicha entidad que:

• A 31 de diciembre de 2022: (i) hayan realizado negocios o transacciones internacionales de cualquier naturaleza, directamente o a través de un intermediario, contratista o por medio de una sociedad subordinada o de una sucursal, con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado, iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a 100 smmlv; y (ii) hayan obtenido ingresos totales o tengan activos totales iguales o superiores a 30.000 smmlv. En este caso, la sociedad deberá tener la calidad de vigilada.

• A 31 de diciembre de 2022: (i) directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con entidades estatales con una cuantía igual o superior (individual o en conjunto) a 500 smmlv; y (ii) hubieren obtenido ingresos totales o tengan activos totales iguales o superiores a 30.000 smmlv.

• A 31 de diciembre de 2022: (i) directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con entidades estatales con una cuantía igual o superior (individual o en conjunto) a 500 smmlv; (ii) pertenezca a cualquiera de los sectores: (a) farmacéuticos; (b) de infraestructura y construcción; (c) manufacturero; (d) minero-energético; (c) tecnologías de información y comunicaciones; (f) comercio de vehículos, sus partes, piezas y accesorios; o (g) de actividades auxiliares de servicios financieros; y (iii) que haya: (a) obtenido ingresos totales iguales o superiores a 3.000 smlmv; o (b) tenido activos totales iguales o superiores a 5.000 smlmv.

Es importante resaltar que las entidades obligadas que a 31 de diciembre del 2022 cumplan con las anteriores condiciones tendrán hasta el 31 de mayo del 2023, para adoptar su respectivo programa de transparencia y ética empresarial.

En caso de implementación de un PTEE, la entidad obligada deberá, adicionalmente, proceder con: (i) el envío del informe 52 a la Superintendencia de Sociedades dentro de los plazos establecidos por dicha entidad con el fin de informar el cumplimiento de la obligación de implementar el PTEE; y (ii) nombrar el o los oficiales de cumplimiento del PTEE y notificar dicho nombramiento a la Superintendencia de Sociedades dentro de los 15 días siguientes a este.

Sin perjuicio de lo anterior, la implementación del presente programa es recomendado por la Superintendencia de Sociedades como una buena práctica empresarial para las compañías que no se encuentran obligadas en este sentido.

       9. Aplicación del régimen de autocontrol y gestión del riesgo integral de LA/FT/FPADM – SAGRILAFT

En los términos de las circulares externas 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 y 100-000004 del 9 de abril de 2021 de la Superintendencia de Sociedades, las siguientes entidades (sociedad comercial, empresa unipersonal o sucursal de sociedad extranjera supervisada por la Superintendencia de Sociedades) y los sectores indicados por la circular externa 100-000016 se encuentran sometidos a la aplicación del régimen de autocontrol y gestión del riesgo integral del riesgo lavado de activos, financiación del terrorismo, financiación de las armas de proliferación masiva (LA/FT/FPADM) y deberán implementar un SAGRILAFT, a más tardar, el 31 de mayo de 2023:

• Empresas sujetas a la vigilancia o al control de la Superintendencia de Sociedades con ingresos totales o activos iguales o superiores a 40.000 smmlv con corte a 31 de diciembre de 2022.

• Entidades que, a 31 de diciembre de 2022, hubieren recibido uno o varios aportes de activos virtuales iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a 100 SMMLV. Además de lo establecido en el numeral 5 del Capítulo X de la circular, estas entidades deberán aplicar el proceso de debida diligencia intensificada.

• Las entidades que pertenezcan a cualquiera de los siguientes sectores económicos y que cumplan con todos los requisitos enunciados en la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020:

a) Sector de agentes inmobiliarios.

b) Comercialización de metales preciosos y piedras preciosas.

c) Servicios jurídicos.

d) Servicios contables.

e) Sector de construcción de edificios y obras de ingeniería civil.

f) Servicios de activos virtuales.

g) Sectores de supervisión especial o regímenes especiales.

Adicionalmente, es importante señalar que las entidades que pertenezcan a dichos sectores y no cumplan con los requisitos para implementar el SAGRILAFT, deberán verificar el cumplimiento de los requisitos (menos intensivos) para determinar si las mismas se encuentran obligadas a implementar un régimen de medidas mínimas.

Sin perjuicio de lo anterior, la implementación del presente sistema o régimen es recomendado por la Superintendencia de Sociedades como una buena práctica empresarial para las compañías que no se encuentran obligadas a hacerlo.

En caso de implementación de un SAGRILAFT, la entidad obligada deberá, adicionalmente, proceder con: (i) el envío del informe 50 a la Superintendencia de Sociedades dentro de los plazos establecidos por dicha entidad con el fin de informar el cumplimiento de la obligación de implementar el SAGRILAFT; y (ii) nombrar el o los oficiales de cumplimiento del SAGRILAFT y notificar dicho nombramiento a la Superintendencia de Sociedades dentro de los 15 días siguientes a este.

Nos encontramos a su entera disposición para acompañarlo en el cumplimiento de estas obligaciones y/o, de ser el caso, para ampliar la información de cada una de dichas obligaciones.