La condición de secreto comercial se logra cuando éste representa una ventaja competitiva para su propietario, tiene valor económico y comercial por ser secreto y se ejercen las medidas razonables para restringir el acceso a él.
En ocasiones, de los secretos comerciales depende la existencia de una empresa y su posición en el mercado. Por ello, es preciso que el empresario determine cuál información es pública y cuál secreta, entendiendo que la transmisión de cierta información también puede ser generadora de valor en el marco de sus actividades comerciales.
Sin embargo, muchas compañías desconocen la existencia e importancia de la información valiosa dejando de implementar precauciones para su protección. Quizás la estrategia más usada para proteger secretos son las cláusulas de confidencialidad que, si bien vinculan a trabajadores, contratistas, asociados, proveedores, licenciatarios y clientes, son insuficientes per se para custodiarlos.
Un agravante es que la era digital ha hecho compleja la custodia de información, pues cualquier persona con acceso a ella puede fácilmente tomarla y llevársela en una USB o en la nube. No obstante, consideramos que las siguientes medidas son razonables para preservar dicha protección:
- Cree usuarios y actualice periódicamente contraseñas.
- Use programas y sistemas de seguridad (como blockchain).
- Cree manuales de procedimiento del uso de la información.
- Restrinja el acceso a los procesos de producción.
- Sensibilice sobre el deber de reserva y las sanciones civiles y penales ante el incumplimiento.
- Divulgue únicamente lo que se necesita saber para la ejecución de la labor.
- Evite los niveles de deserción del personal mediante una buena cultura organizacional.
- Identifique quiénes son guardianes de la información y vigile que se dediquen adecuadamente a proteger el secreto.
- Vigile el almacenamiento y encriptación de la información con su equipo de tecnología.
- Advierta no compartir información sobre las labores en redes, pasillos, ascensores, o en el ámbito familiar.
- Codifique los productos o procedimientos.
- Revise la reputación de sus maquiladores.
- Haga seguimiento y advierta a quienes ya no están vinculados con la empresa sobre el deber de confidencialidad.
- Si se filtra un secreto, pero este no sale a la vida pública, negocie con el infractor e ínstelo a firmar un compromiso y una declaración de confesión.
- Si es posible, patente la característica técnica esencial de la invención y mantenga en secreto conocimientos entorno a ella.
Como puede verse, las medidas razonables van más allá de las estipulaciones contractuales, están relacionadas también con la cultura organizacional, la sensibilización del recurso humano y las tecnologías que la empresa implemente.