POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
SERRANO MARTÍNEZ CMA S.A.S.
SERRANO MARTÍNEZ CMA S.A.S. (en adelante “SERRANO MARTÍNEZ CMA” o la “Compañía”), está comprometida con la protección de sus Datos Personales y la privacidad de los Titulares de la información que trata la Compañía en el desarrollo de su objeto social.
Considerando lo anterior, y con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normativa vigente sobre la protección de datos personales, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Capítulos 25 y 26 del Decreto 1074 de 2015 y en atención a las guías expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante “SIC”), SERRANO MARTÍNEZ CMA presenta esta Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”), por medio de la cual se proporciona a los titulares información acerca de los tipos de Datos Personales que SERRANO MARTÍNEZ CMA recopila y trata, así como el modo en que dicho tratamiento es realizado.
Esta Política se aplicará a todo tratamiento realizado en el territorio de la República de Colombia por SERRANO MARTÍNEZ CMA. En esta Política, SERRANO MARTÍNEZ CMA detalla los lineamientos generales corporativos que se tienen en cuenta con el fin de proteger los datos personales de los Titulares, las finalidades del Tratamiento de la información, los derechos de los Titulares, el área responsable de atender las consultas y reclamos que presenten los Titulares, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir la información o revocar la autorización otorgada.
SERRANO MARTÍNEZ CMA, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, solo recolecta y da tratamiento a datos personales cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los datos personales. En los casos en que no es necesaria una autorización para el tratamiento de datos personales, la Compañía también implementa las medidas necesarias para dar Tratamiento a la información conforme a las disposiciones vigentes.
Con el fin de dar claridad y establecer las condiciones generales aplicables al Tratamiento de Datos Personales realizado por SERRANO MARTÍNEZ CMA, la presente Política está organizada según la tabla de contenido que se presenta a continuación:
TABLA DE CONTENIDO
I. Identificación del Responsable del Tratamiento 4
II. Marco Normativo 4
III. Definiciones 4
IV. Principios aplicables al Tratamiento de Datos Personales 6
4.1 Principio de Legalidad 6
4.2 Principio de Finalidad 7
4.3 Principio de Libertad 7
4.4 Principio de Veracidad o Calidad 7
4.5 Principio de Transparencia 7
4.6 Principio de Acceso y Circulación Restringida 7
4.7 Principio de Seguridad 8
4.8 Principio de Confidencialidad 8
V. Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales 8
VI. Finalidades del Tratamiento de sus Datos Personales 9
6.1 Finalidades generales del tratamiento 9
6.2 Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales de los Clientes 10
6.3 Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales de los Proveedores 12
6.4 Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales de los Aspirantes, Trabajadores, Extrabajadores y Colaboradores 13
6.5 Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales de Visitantes y Personal Autorizado a las instalaciones 14
VII. Autorización para el tratamiento 14
VIII. Uso de Cookies 15
IX. Transferencia y Transmisión de Datos Personales 15
X. Derechos del Titular de los Datos Personales 16
XI. Procedimiento para la atención de Consultas y Reclamos 17
11.1 Consultas (solicitar prueba de la autorización, conocer de los datos personales que han sido recolectados y conocer el Tratamiento que se le ha dado a los mismos) 17
11.2 Reclamos (actualización, corrección y/o supresión de los Datos Personales o revocatoria de la Autorización) 18
11.3 Supresión de los Datos Personales 19
XII. Vigencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales y vigencia de las bases de datos 20
I. Identificación del Responsable del Tratamiento
SERRANO MARTÍNEZ CMA es una sociedad debidamente constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia, identificada con N.I.T. 901.774.262, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, con dirección electrónica serranomartinezcma.com, teléfono 601 7466072 y ubicada en la Calle 27 # 5A – 12.
II. Marco Normativo
El marco legal bajo el cual se rige esta Política es el siguiente:
• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1581 de 2012.
• Ley 2157 de 2021.
• Ley 2300 de 2023.
• Capítulos 25 y 26 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
• Todas aquellas normas que modifiquen o adicionen las leyes y decretos aquí listados.
III. Definiciones
Para los fines de esta Política, y a menos que expresamente se estipule lo contrario, las palabras que se definen a continuación tienen el significado asignado en esta sección:
• “Autorización” significa el consentimiento previo, expreso, e informado otorgado por el Titular de los Datos Personales a SERRANO MARTÍNEZ CMA, para que éste lleve a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
• “Base de Datos” se refiere a un conjunto organizado de Datos Personales que es objeto de Tratamiento.
• “Colaborador” se refiere al personal que esté vinculado a SERRANO MARTÍNEZ CMA, tales como contratistas, practicantes o, en general, cualquier persona que no sea considerado un Trabajador, y preste servicios o realice labores para SERRANO MARTÍNEZ CMA. Este término incluye personal vinculado a SERRANO MARTÍNEZ CMA a través de terceros.
• “Dato Personal” significa cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables.
• “Dato Público” significa aquel dato que no es semiprivado, privado, ni sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar ubicados en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• “Dato Sensible” significa aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• “Encargado” significa aquella persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• “Política” se refiere a este documento.
• “Responsable” significa aquella persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales, en este caso SERRANO MARTÍNEZ CMA.
• “Titular” significa aquella persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte del Responsable. Entre los Titulares de la información se encuentran, principalmente, los clientes, proveedores, Trabajadores y Colaboradores de SERRANO MARTÍNEZ CMA.
• “Trabajador” significa aquella persona natural que presta servicios a SERRANO MARTÍNEZ CMA y que se encuentra subordinada bajo una relación laboral remunerada por SERRANO MARTÍNEZ CMA.
• “Transferencia” significa aquel proceso en que el Responsable de los Datos Personales envía/comunica los Datos Personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera de Colombia.
• “Transmisión” significa aquel Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de la información a un tercero dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado en nombre y por cuenta del Responsable, para cumplir con las finalidades de este último.
• “Tratamiento” o “Tratar” significa cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión y/o transferencia.
• “SIC” es la Superintendencia de Industria y Comercio, la autoridad colombiana de protección de Datos Personales.
IV. Principios aplicables al Tratamiento de Datos Personales
SERRANO MARTÍNEZ CMA estructura la presente Política siguiendo los principios aplicables a la Protección de Datos Personales, los cuales están establecidos en el Título II de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y son:
4.1 Principio de Legalidad
El Tratamiento de Datos Personales que realiza SERRANO MARTÍNEZ CMA estará sujeto a lo establecido en la normatividad vigente en la República de Colombia.
4.2 Principio de Finalidad
El Tratamiento de Datos Personales que realiza SERRANO MARTÍNEZ CMA debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
4.3 Principio de Libertad
El Tratamiento de Datos Personales que realiza SERRANO MARTÍNEZ CMA solo podrá hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la información. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4.4 Principio de Veracidad o Calidad
La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
4.5 Principio de Transparencia
SERRANO MARTÍNEZ CMA garantizará el derecho de los Titulares de la información a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los Datos Personales que le conciernan.
4.6 Principio de Acceso y Circulación Restringida
El Tratamiento que realiza SERRANO MARTÍNEZ CMA sobre los Datos Personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Constitución Política, y las demás disposiciones existentes de la materia. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012.
4.7 Principio de Seguridad
Los Datos Personales sujetos a Tratamiento por parte de SERRANO MARTÍNEZ CMA se deberán manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4.8 Principio de Confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información personal, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar el suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de esta.
V. Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales
El Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares estará a cargo de SERRANO MARTÍNEZ CMA, como Responsable, y consistirá en recolectar, almacenar, organizar, usar, procesar, transmitir, transferir, actualizar, rectificar, suprimir, eliminar, y administrar los Datos Personales del Titular de acuerdo con la naturaleza de los mismos, y de acuerdo con las finalidades que se establecen en la Autorización y en esta Política. Esta información podrá ser utilizada por SERRANO MARTÍNEZ CMA, sus Trabajadores, Colaboradores, consultores, asesores, y terceros autorizados expresamente por SERRANO MARTÍNEZ CMA, que requieran acceso a esta información para el desarrollo de contratos y/o sus labores.
SERRANO MARTÍNEZ CMA trata los Datos Personales de los Titulares según los propósitos para los que se recopilaron y de acuerdo con las leyes, la normatividad y los contratos aplicables.
El Tratamiento de los Datos Personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal (por ejemplo, a través de plataformas digitales, páginas web, cookies). Con base en esto, SERRANO MARTÍNEZ CMA podrá contactar al Titular por vía telefónica a través de llamadas y/o mensajes de texto como SMS y/o MMS o medios digitales (aplicaciones de mensajería instantánea y redes sociales, tales como WhatsApp), directamente o a través de terceros.
SERRANO MARTÍNEZ CMA podrá transmitir y/o transferir los Datos Personales a compañías matrices, filiales, subordinadas, a cualquier empresa vinculada y, en general, a terceros en Colombia o en el extranjero para que realicen Tratamiento de estos para las finalidades autorizadas por el Titular y/o contenidas en esta Política.
Los Datos Personales que serán recolectados y en general tratados por SERRANO MARTÍNEZ CMA permanecerán en las Bases de Datos de la Compañía durante el tiempo en que los Datos Personales cumplan con las finalidades expuestas en la presente Política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus Datos Personales serán eliminados de nuestras Bases de Datos.
VI. Finalidades del Tratamiento de sus Datos Personales
Los Datos Personales que recolecta y trata SERRANO MARTÍNEZ CMA son incluidos en Bases de Datos a la cual tienen acceso los Trabajadores y Colaboradores autorizados por la Compañía en ejercicio de sus funciones o terceros expresamente autorizados por SERRANO MARTÍNEZ CMA. El Tratamiento de la información se realizará conforme los fines aquí establecidos y los que expresamente sean autorizados por el Titular a más tardar al momento de la recolección de los Datos Personales.
6.1 Finalidades generales del tratamiento
• Efectuar las actividades y gestiones necesarias para el cumplimiento del objeto social de la Compañía y el giro ordinario de sus negocios, incluyendo campañas, proyectos e iniciativas de innovación.
• Cumplir a cabalidad los deberes y obligaciones precontractuales, contractuales y post contractuales.
• Conocer de manera suficiente a los Titulares con quienes se propone entablar relaciones y prestar servicios, y evaluar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y sus servicios.
• Contactar a los Titulares para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional a que haya lugar.
• Comunicar, publicitar y/o brindar información relacionada con productos y/o servicios propios o de terceros.
• Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los productos y servicios ofrecidos, propios o de terceros.
• Efectuar actividades de sondeo de mercados, encuestas, estadísticas y actividades similares.
• Realizar planeación estratégica, económica, financiera y comercial.
• Desarrollar procesos de actualización de información.
• Transferir y/o Transmitir Datos Personales dentro y fuera del país a compañías vinculadas, aliadas comerciales o cualquier tercero, en virtud de una relación comercial o contractual, obligación legal o vínculo lícito que así lo requiera, para tratar los datos de conformidad con la autorización dada por el Titular.
• Permitir el ejercicio de los derechos de los Titulares.
• Realizar todas las gestiones de orden contable, administrativo, logístico y comercial.
• Controlar los riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción, soborno transnacional, fraude y similares, incluyendo consultas en listas y bases de datos nacionales e internacionales para la prevención de actividades ilícitas.
• Permitir el acceso a las instalaciones y mantener la seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones, lo que puede incluir realización de actividades de videovigilancia.
• Presentar reportes a las autoridades de inspección, vigilancia y control y dar respuesta oportuna a los requerimientos realizados por las diferentes autoridades administrativas o judiciales.
• Presentar pruebas y evidencia en el marco de trámites administrativos, y procesos judiciales, arbitrales o mecanismos alternativos de solución de conflictos.
Sin perjuicio de tratar los Datos Personales para estas finalidades, a continuación se presenta un listado de finalidades específicas, según el tipo de Titular:
6.2 Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales de los Clientes
• Desarrollo del objeto social.
• Atención de solicitudes presentadas por el Cliente.
• Prestación de los servicios contratados.
• Mantener un histórico de relaciones comerciales.
• Contactar a los clientes para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional a que haya lugar.
• Envío de información publicitaria, comercial y comunicación de eventos de interés.
• Fines estadísticos sobre datos transaccionales e inteligencia de mercado tales como plataformas de información transaccional, directorios y rankings de firmas de abogados, atención de solicitudes.
• Realizar análisis y perfilamiento del Cliente.
• Recolectar y utilizar la información para fines de investigación comercial y de mercadeo y publicidad de productos propios y de terceros.
• Desarrollar procesos de actualización de información.
• Realización de procesos de facturación y cobro.
• Verificar la aptitud jurídica y comercial.
• Verificar y consultar datos personales en listas y bases de datos de carácter público o privado, nacionales e internacionales, relacionadas directa o indirectamente con antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, inhabilidades e incompatibilidades, lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción, soborno transnacional, buscados por la justicia, y en las demás bases de datos o sistemas que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
• Consultar, en cualquier tiempo, en bases de datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño como deudor del Titular de la información o de la compañía que éste representa, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o comercial. Esto se podrá efectuar en beneficio propio o de terceros, incluyendo el ofrecimiento de productos de terceros con base en esta información.
• Reportar a las centrales de riesgo u otros operadores de datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias del Titular de la información o de la compañía que éste representa, de sus deberes legales de contenido patrimonial, de su ubicación y contacto, de sus solicitudes de crédito, y otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del titular de la información.
• Transferir y/o Transmitir la información a aliados nacionales o internacionales con los que SERRANO MARTÍNEZ CMA desarrolle actividades y relaciones comerciales de acuerdo con su objeto social, con el fin de desarrollar actividades de marketing, publicidad y todas aquellas que vayan acorde a su objeto social y en concordancia con la Autorización otorgada por el cliente.
• Transferir y/o Transmitir la información a terceros para el desarrollo de las relaciones comerciales, mejora de productos y servicios, almacenamiento centralizado, y actividades de marketing y publicidad.
• Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales.
6.3 Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales de los Proveedores
• Desarrollo de la prestación de los servicios contratados.
• Envío de información publicitaria, comercial y comunicación de eventos de interés.
• Atender solicitudes y reclamos.
• Gestión de trámites de iniciación, desarrollo, ejecución y terminación de contratos.
• Dar cumplimiento a obligaciones contractuales o legales.
• Verificar y consultar datos personales en listas y bases de datos de carácter público o privado, nacionales e internacionales, relacionadas directa o indirectamente con antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, inhabilidades e incompatibilidades, lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción, soborno transnacional, buscados por la justicia, y en las demás bases de datos o sistemas que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
• Desarrollar procesos de actualización de información.
• Contactar a los Titulares de la información con el fin de enviar o recibir información relacionada a la relación contraída en el contrato celebrado.
• Dar cumplimiento a las políticas internas.
• Gestionar los aspectos administrativos, contables, fiscales, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento de las obligaciones de ambas partes.
• Mantener un histórico de relaciones comerciales.
• Desarrollar procesos de actualización de información.
• Transmitir y/o transferir la información a terceros, dentro y fuera del país para el desarrollo de las relaciones contractuales y/o cualquier otra de las presentes finalidades para cualquier gestión relacionada con el desarrollo de las actividades del Responsable.
• Consultar, en cualquier tiempo, en bases de datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño como deudor del Titular de la información o de la compañía que éste representa, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o comercial. Esto se podrá efectuar en beneficio propio o de terceros, incluyendo el ofrecimiento de productos de terceros con base en esta información.
• Reportar a las centrales de riesgo u otros operadores de datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias del Titular de la información o de la compañía que éste representa, de sus deberes legales de contenido patrimonial, de su ubicación y contacto, de sus solicitudes de crédito, y otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del titular de la información.
• Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales.
6.4 Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales de los Aspirantes, Trabajadores, Extrabajadores y Colaboradores
• Desarrollo del objeto social y el giro ordinario de sus negocios.
• Ejecutar y cumplir el objeto del contrato de trabajo.
• Realizar manejo de personal.
• Revisar, verificar y monitorear el uso de las herramientas tecnológicas y de trabajo suministradas.
• Realizar investigaciones por procesos disciplinarios.
• Cumplir a cabalidad los deberes y obligaciones precontractuales, contractuales y post contractuales.
• Cumplir con las obligaciones legales laborales y aquellas relacionadas con el sistema integral de seguridad social, incluyendo realizar las afiliaciones a terceras entidades según corresponda
• Gestionar solicitudes, quejas o reclamos.
• Desarrollar y administrar las contrataciones.
• Realizar pagos de salarios, bonos, aportes parafiscales, seguros, entre otros.
• Dar cumplimiento a órdenes administrativas y/o judiciales.
• Realizar evaluaciones de desempeño, encuestas, capacitaciones y programas de entrenamiento propios o de terceros.
• Desarrollar procesos de actualización de información.
• Ofrecer beneficios extralegales.
• Realizar actividades de bienestar.
• Dar cumplimiento a las políticas internas y al reglamento interno de trabajo.
• Adelantar investigaciones, utilizar y presentar pruebas e imponer sanciones disciplinarias según sea el caso.
• Contactar al titular para el desarrollo del objeto del contrato o del proceso de selección, así como para el envío de información relevante y de interés.
• Verificar y consultar datos personales en listas y bases de datos de carácter público o privado, nacionales e internacionales, relacionadas directa o indirectamente con antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, inhabilidades e incompatibilidades, lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción, soborno transnacional, buscados por la justicia, y en las demás bases de datos o sistemas que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
• Transmitir y/o transferir la información a terceros, dentro y fuera del país para el desarrollo de las relaciones contractuales y/o cualquier otra de las presentes finalidades para cualquier gestión relacionada con el desarrollo de las actividades del Responsable.
6.5 Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales de Visitantes y Personal Autorizado a las instalaciones
• Contar con la información necesaria, en caso de que se presente una emergencia al interior de las instalaciones.
• Proteger la seguridad de las personas, instalaciones y los bienes.
• Realizar control de acceso.
• Identificar y realizar control de registro de ingreso y salida de equipos, visitantes, personal autorizado, y adelantar las demás actividades de seguridad física.
• Grabar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión o imágenes, para adelantar investigaciones internas y/o presentarlas ante las autoridades.
VII. Autorización para el tratamiento
Todo Tratamiento de datos que haga SERRANO MARTÍNEZ CMA debe estar autorizado de manera previa, expresa e informada por el Titular, salvo que se trate de datos de naturaleza pública y/o exista otra justificación legal que permita el Tratamiento. Incluso en estos casos, se respetarán las demás disposiciones contenidas en la normativa y en esta Política.
Cuando SERRANO MARTÍNEZ CMA trate Datos Sensibles, se cumplirá con los requisitos establecidos en la Ley:
• La autorización será explícita.
• Se informará al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de este tipo de datos.
• Se informará de forma explícita y previa cuáles datos serán objeto de tratamiento y las finalidades.
• Ninguna actividad se condicionará al suministro de este tipo de datos.
Por la naturaleza de los servicios y productos que ofrece SERRANO MARTÍNEZ CMA puede ser necesario realizar el tratamiento de Datos Sensibles, por ejemplo aquellos relativos al estado de salud, datos biométricos y la pertenencia a organizaciones sindicales o políticas. En el tratamiento de esta clase de datos, SERRANO MARTÍNEZ CMA conservará los datos con medidas adecuadas de seguridad.
Por la naturaleza de los servicios y productos que ofrece SERRANO MARTÍNEZ CMA es posible que se realice tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes. En este caso, se protegerán adecuadamente los datos entregados con medidas adecuadas de seguridad y en el Tratamiento se garantizarán el interés superior de los menores y sus derechos fundamentales.
El Tratamiento de este tipo especial de datos está supeditado al cumplimiento de las condiciones fijadas por la normativa de protección de datos personales. La Autorización del Tratamiento debe ser otorgada por el representante legal del menor, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, conforme a la razonable determinación de su nivel de madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
VIII. Uso de Cookies
SERRANO MARTÍNEZ CMA podrá utilizar cookies y otras tecnologías de identificación en las plataformas digitales que administra y opera, en su página web, comunicaciones electrónicas, anuncios, publicidad, entre otros servicios en línea, con las siguientes finalidades: autenticación de usuarios, para mejorar su experiencia en línea, permitirle compartir contenido en las redes sociales y medir el tráfico de nuestro sitio, y en general para las finalidades contenidas en esta Política.
IX. Transferencia y Transmisión de Datos Personales
En desarrollo de su objeto social y comercial, SERRANO MARTÍNEZ CMA podrá realizar operaciones de Transferencia y/o Transmisión de Datos Personales, cuando así esté autorizado por el Titular, la ley o en virtud de un mandato administrativo o judicial.
SERRANO MARTÍNEZ CMA podrá Transferir y/o Transmitir los Datos Personales a cualquier empresa vinculada, afiliada, o en general a cualquier tercero ubicado en Colombia o en el extranjero. Toda Transferencia y/o Transmisión de datos personales se hará de conformidad con los criterios y reglas establecidas en los capítulos 25 y 26 del Decreto 1074 de 2015 y demás normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
El envío o transmisión de datos se hará cuando:
• Se cuente con la autorización del Titular.
• Cuando exista entre el Responsable y el Encargado un contrato de transmisión de datos personales.
X. Derechos del Titular de los Datos Personales
Conforme a lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:
• Conocer, actualizar, solicitar la eliminación y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
• Presentar quejas ante la SIC por infracciones a lo dispuesto en la normativa de Protección de Datos Personales.
• Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales, salvo cuando exista un deber legal o contractual que impida la eliminación de los mismos de las Bases de Datos del Responsable.
• Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento una vez al mes y/o cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Estos derechos podrá ejercerlos a través del siguiente canal: info@serranomartinezcma.com
XI. Procedimiento para la atención de Consultas y Reclamos
En aras de cumplir a cabalidad la garantía constitucional de Habeas Data, SERRANO MARTÍNEZ CMA garantiza a los Titulares, sus representantes y/o apoderados, o sus causahabientes, el derecho a presentar consultas y reclamos sobre la información personal del Titular que repose en cualquier Base de Datos que sea objeto del Tratamiento por parte de la Compañía. Para lo anterior, SERRANO MARTÍNEZ CMA tramitará todo tipo de consultas y reclamos mediante el área administrativa y de gerencia. SERRANO MARTÍNEZ CMA ha habilitado el correo electrónico info@serranomartinezcma.com para el efecto.
11.1 Consultas (solicitar prueba de la autorización, conocer de los datos personales que han sido recolectados y conocer el Tratamiento que se les ha dado a los mismos)
Las reglas para atender las Consultas presentadas por los Titulares, sus representantes o apoderados, o sus causahabientes y dar el debido cumplimiento al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, son las siguientes:
(i) Mediante comunicación electrónica al correo electrónico, los Titulares, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados podrán realizar consultas sobre los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de SERRANO MARTÍNEZ CMA.
(ii) La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredita que la misma actúa en representación de aquel de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.
(iii) Todas las Consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11.2 Reclamos (actualización, corrección y/o supresión de los Datos Personales o revocatoria de la Autorización)
El procedimiento para atender los Reclamos presentados por los Titulares, según el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, es el siguiente:
(i) Para la radicación y atención de la solicitud, el Titular debe presentar la siguiente información:
• Nombre completo y apellidos.
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
• Medios para recibir respuesta al reclamo.
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la Autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
(ii) La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredita que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.
(iii) El reclamo se deberá formular mediante solicitud dirigida a SERRANO MARTÍNEZ CMA al correo electrónico arriba definido. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
(iv) SERRANO MARTÍNEZ CMA atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11.3 Supresión de los Datos Personales
Los Titulares tienen derecho a solicitar la supresión de sus Datos Personales en todo momento, especialmente y sin limitarse a los eventos en que:
• Considere que estos no están siendo tratados conforme los principios, obligaciones y deberes establecidos en esta Política y en la Ley.
• Hayan dejado de ser necesarios y útiles para la finalidad para la cual fueron recolectados.
• Hayan superado el periodo de tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fueron recolectados.
La supresión implica la eliminación total o parcial de los Datos Personales de las Bases de Datos de SERRANO MARTÍNEZ CMA, de acuerdo con lo solicitado por el Titular. No obstante lo anterior, el derecho de supresión no es absoluto y la Compañía podrá negar su ejercicio en los siguientes eventos:
• El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos o el Responsable tenga una obligación legal o contractual que le exija mantener el Dato Personal.
• La eliminación de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular o el Responsable.
• Cuando los datos correspondan a los soportes contables que exige la Ley, por ejemplo, los datos de transacciones realizadas. En aquellos casos, SERRANO MARTÍNEZ CMA no suprime los datos, pues la finalidad para la cual los recolecta corresponde únicamente a la que la Ley indica.
XII. Vigencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales y vigencia de las bases de datos
La presente Política rige a partir del 21 de mayo de 2024.
Los Datos Personales que serán recolectados y en general tratados por SERRANO MARTÍNEZ CMA permanecerán en las Bases de Datos de la Compañía durante el tiempo en que los Datos Personales cumplan con las finalidades expuestas en la presente Política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus Datos Personales serán eliminados de nuestras Bases de Datos.