La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, y supresión de datos personales que realiza Serrano Martínez S.A.S., de acuerdo con las disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013, y toda la demás normatividad vigente.
I. Identificación del Responsable
Serrano Martínez S.A.S. es una sociedad debidamente constituida de conformidad a las leyes de la República de Colombia, identificada con N.I.T. 901.017.985 – 2, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, ubicada en la Carrera 5b #27-02, con correo electrónico administracion@serranomartinez.com, y teléfono 7466072, (en adelante, “Serrano Martínez” o “el “Responsable”).
II. Objeto de la Política de Tratamiento de Datos Personales
Por medio de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales Serrano Martínez pretende establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos personales recolectados, tratados y almacenados por esta compañía en desarrollo de su objeto social, en la calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
III. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales
III.1. Principio de Legalidad
El Tratamiento de Datos Personales que realiza Serrano Martínez estará sujeto a lo establecido en la normatividad vigente en la República de Colombia.
III.2. Principio de Finalidad
Serrano Martínez recolecta, almacena, usa y suprime datos personales con la finalidad exclusiva de ejercer su actividad, consistente en asesorías legales en materia de derecho corporativo y derecho de la competencia.
III.3. Principio de Libertad
El Tratamiento de Datos Personales que realiza Serrano Martínez sólo podrá hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los datos.
III.4. Principio de Veracidad o Calidad
La información sujeta al Tratamiento del Responsable debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
III.5. Principio de Transparencia
Serrano Martínez garantiza al Titular de los datos, que tiene el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, la información acerca de los datos objeto del Tratamiento por parte del Responsable, y que le conciernen al Titular.
III.6. Principio de Acceso y Circulación Restringida
El Tratamiento que realiza Serrano Martínez sobre los Datos Personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Constitución Política, y las demás disposiciones existentes de la materia.
III.7. Principio de Seguridad
Los Datos Personales sujetos a Tratamiento por parte de Serrano Martínez son recolectados, almacenados, utilizados, y suprimidos, utilizando medidas técnicas, humanas, y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Serrano Martínez cuanta con medidas y software seguro para el Tratamiento de Datos Personales, adecuados y proporcionales al tipo de información objeto del tratamiento.
III.7. Principio de Confidencialidad
Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de los Datos Personales recolectados por Serrano Martínez están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento de los datos
IV. Definiciones
Para los fines de esta Política y a menos que expresamente se estipule lo contrario, las palabras que inicien en mayúscula tendrán el significado asignado a dichos términos en la presente Sección IV, ya sea que se expresen de manera singular o plural, o en femenino o masculino.
“Autorización” significa el consentimiento previo, expreso, e informado otorgado por el Titular de los Datos Personales a Serrano Martínez, para que éste lleve a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
“Candidato” significa aquella persona que aspira ser contratada por Serrano Martínez para el desempeño de un determinado cargo.
“Cliente” significa aquella persona natural o jurídica que contrata a Serrano Martínez para la prestación de sus servicios.
“Dato Personal” significa cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables.
“Dato Público” significa aquel dato que no es semiprivado, privado, ni sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar ubicados en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
“Dato Sensible” significa aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
“Empleado” significa aquella persona natural que labora en Serrano Martínez bajo un contrato de trabajo.
“Encargado” significa aquella persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
“Proveedor” significa aquella persona natural o jurídica que suministra productos a Serrano Martínez a cambio de una remuneración económica que éste último le hace.
“Responsable” significa aquella persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, quien para efectos de ésta Política, será Serrano Martínez.
“Titular” significa aquella persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento por parte del Responsable.
“Transferencia” significa aquel proceso en que el Responsable de los Datos Personales, ubicado en Colombia, envía información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
“Transmisión” significa aquel tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio Colombiano cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
“Tratamiento” significa cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, y/o supresión, que para efectos de esta Política será el establecido en la Sección V a continuación.
V. Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales
El tratamiento de los Datos Personales del Titular estará a cargo de Serrano Martínez, como Responsable de éste, y consistirá en recolectar, almacenar, organizar, usar, transmitir, transferir, actualizar, rectificar, suprimir, eliminar, y administrar, los Datos Personales del Titular de acuerdo a la naturaleza de los mismos, y con base a las finalidades que se establecen a continuación (en adelante, el “Tratamiento”).
V.1. Finalidades para el Tratamiento de Datos Personales de Candidatos
Serán Datos Personales del Candidato los siguientes:
- Copia del documento de identificación del Candidato.
- Número telefónico, correo electrónico y/o dirección del Candidato.
- Persona(s) de contacto del Candidato.
- Hoja de vida del Candidato.
- Demás información que a Serrano Martínez le parezca necesaria y proporcional solicitar para dar cumplimiento al proceso de vinculación del Candidato a la compañía.
El Responsable podrá hacer todo lo establecido en el Tratamiento de la Sección V de ésta Política, previa Autorización del Titular de los datos, siempre que se haga con los siguientes fines: (i) analizar la información de un Candidato con el propósito de dar inicio a un proceso de vinculación, (ii) contactar al Candidato para manifestar el interés que existe en iniciar un proceso de vinculación, (iii) verificar la veracidad y autenticidad de la información suministrada en su hoja de vida con las entidades en las que ha adelantado sus estudios y desempeñado cargos laborales, y (iv) enviar sus datos a aliados y clientes de Serrano Martínez que se encuentren interesados en contactar personas con su perfil para explorar una posible contratación laboral.
V.2. Finalidad para el Tratamiento de Datos Personales del Cliente
Serán Datos Personales del Cliente los siguientes:
- Copia del documento de identificación del Cliente.
- Número telefónico, correo electrónico, y/o dirección del Cliente.
- Persona(s) de contacto del Cliente.
- El contrato que vincula al Cliente y a Serrano Martínez.
- Todo Dato Público del Cliente, tal y como su profesión y/u oficio.
El Responsable podrá hacer todo lo establecido en el Tratamiento de la Sección V de ésta Política, previa Autorización del Titular de los datos, y siempre que se haga con los siguientes fines: (i) cumplir las obligaciones comerciales establecidas dentro del marco del contrato suscrito entre el Cliente y Serrano Martínez, (ii) procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los productos y/o servicios adquiridos por el Cliente de Serrano Martínez, (iii) envío de publicidad sobre servicios nuevos de Serrano Martínez, (iv) realizar análisis y perfilamiento del Cliente que permita definir los servicios que se acomodan a sus gustos y preferencias, (v) comunicar la realización de actividades y eventos organizados por Serrano Martínez en Colombia, (vi) envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad de los servicios prestados por Serrano Martínez.
V.3. Finalidades para el Tratamiento de Datos Personales del Empleado de Serrano Martínez
Serán Datos Personales del Empleado de Serrano Martínez los siguientes:
- Copia del documento de identificación del Empleado.
- Número telefónico, correo electrónico, y/o dirección del Empleado.
- Persona(s) de contacto del Empleado.
- Hoja de vida del Empleado.
- Todo Dato Público del Empleado.
- El contrato laboral que vincula al Empleado con el empleador.
- Cuenta bancaria de la que sea titular el Empleado.
- Y la demás información que a Serrano Martínez le parezca necesaria y proporcional solicitar para dar cumplimiento al contrato laboral entre Empleado y empleador.
El Responsable podrá hacer todo lo establecido en el Tratamiento de la Sección V de ésta Política, previa Autorización del Titular de los datos, siempre que se haga con los siguientes fines: (i) dar cumplimiento a las obligaciones laborales del empleador, establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo, y el reglamento interno de trabajo de la empresa, tales como: la afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, afiliación a la Caja de Compensación y pago de aportes, entre otras, (ii) realizar los pagos necesarios a la cuenta bancaria señalada por el Empleado, o entidades expresamente indicadas por éste, (iii) contratar seguros de vida y/o gastos médicos o para el otorgamiento de cualquier otra prestación que deriva de la relación laboral con el empleador, (iv) notificar a su(s) persona(s) de contacto en caso de emergencias durante el horario de trabajo, (v) mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, (vi) utilizar la información para procedimientos y documentos relacionados a la relación laboral del Empleado con el empleador.
V.4. Finalidades para el Tratamiento de Datos Personales de Proveedores
Serán Datos Personales de los Proveedores los siguientes:
- Copia del documento de identificación del Proveedor, y en caso de ser una persona jurídica, deberá otorgar su Certificado de Existencia y Representación Legal.
- Número telefónico, correo electrónico, y/o dirección del Proveedor.
- Contrato de suministro entre Serrano Martínez y el Proveedor.
El Responsable podrá realizar el Tratamiento establecido en la Sección V de ésta Política, previa Autorización del Titular de los datos, siempre que se haga con los siguientes fines: (i) organizar el registro de información de proveedores para luego ejecutar órdenes de compra, (ii) investigar, verificar, y/o validar la información suministrada por el Proveedor, con listas internacionales de comisión de delitos y lavado de activos, (iii) elaboración de reportes semestrales relacionados al desempeño y cumplimiento del Proveedor.
VI. Tratamiento de Datos Sensibles
De acuerdo con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y con el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, el Tratamiento de Datos Sensibles podrá hacerse cuando el Titular haya dado autorización explícita a dicho Tratamiento, para lo cual, el Responsable deberá informarle al Titular: (i) que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar el Tratamiento de los mismos, por lo que ninguna actividad podrá estar condicionada al suministro de Datos Sensibles por parte del Titular de estos, y (ii) señalar cuales de los datos objeto del Tratamiento son sensibles y la finalidad misma del Tratamiento.
VI.1. Tratamiento de Datos Sensibles del Candidato
Serán Datos Sensibles del Candidato los siguientes:
- Videos, fotografías, y huellas dactilares donde se revelen datos biométricos del Empleado.
- Aquella información del Candidato vinculada a su familia, y/o a las condiciones de su vivienda y seguridad.
- Exámenes médicos donde se manifieste el estado de salud del Candidato.
- Y cualquier otro que afecte su intimidad o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación.
El Responsable podrá recolectar, almacenar, organizar, actualizar, rectificar, suprimir, y eliminar, los Datos Sensibles del Candidato, previa Autorización de éste, siempre que se haga con los siguientes fines: (i) identificar al Candidato que ingrese a las instalaciones de Serrano Martínez, (ii) permitir el acceso del Candidato a las instalaciones de Serrano Martínez, (iii) iniciar el estudio de condiciones de vivienda y seguridad para determinar el ingreso a Serrano Martínez como empleado, y (iv) verificar si el Candidato cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo al que aspira.
VI.2 Tratamiento de Datos Sensibles del Empleado de Serrano Martínez
Serán Datos Sensibles del Empleado de Serrano Martínez los siguientes:
- Videos, fotografías, y huellas dactilares donde se revelen datos biométricos del Empleado.
- La historia clínica del Empleado.
- Y cualquier otro que afecte su intimidad o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación.
El Responsable podrá realizar el Tratamiento establecido en la Sección III de ésta Política, previa Autorización de éste, siempre que se haga con los siguientes fines: (i) identificar al Empleado que ingrese a las instalaciones de Serrano Martínez, (ii) permitir el acceso del Empleado a las instalaciones de Serrano Martínez, (iii) hacer seguimiento de la permanencia del empleado en las instalaciones de Serrano Martínez, (iv) verificar que el Empleado esté cumpliendo con las obligaciones legales que emanan de la relación laboral, (v) proporcionar la seguridad necesaria durante las capacitaciones y actividades que realiza Serrano Martínez a sus Empleados, (v) contar con la información médica necesaria del Empleado en caso de que se presente cualquier emergencia médica de la persona durante el horario laboral en las instalaciones de Serrano Martínez, y (vi) cumplir con la normatividad de seguridad y salud en el trabajo.
VI.3 Tratamiento de Datos Sensibles del Cliente
Serán Datos Sensibles del Cliente los siguientes:
- Toda información confidencial suministrada por el Cliente a Serrano Martínez para el debido desarrollo del caso del Cliente.
- Videos y fotografías donde se revelen datos biométricos del Cliente.
El Responsable podrá recolectar, almacenar, organizar, actualizar, rectificar, suprimir, usar, y eliminar, los Datos Sensibles del Cliente, previa Autorización de éste, siempre que se haga con los siguientes fines: (i) para desarrollar la asesoría legal o el servicio para el cual fue contratado Serrano Martínez, (ii) almacenamiento de la información confidencial otorgada por el Cliente a Serrano Martínez para cualquier otra asesoría o servicio que el Cliente desee adquirir de Serrano Martínez en un futuro, (iii) identificar al Cliente que ingrese a las instalaciones de Serrano Martínez, y (iv) permitir el ingreso del Cliente a las instalaciones de Serrano Martínez.
VII. Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes
Serrano Martínez podrá recolectar, almacenar, organizar, actualizar, rectificar, suprimir y/o eliminar Datos Personales de los hijos menores de edad del Candidato, o Empleado, o del Cliente menor de edad, previa Autorización de los padres o del representante legal del niño, niña, o adolescente, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, y en el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.
Las finalidades para ello serán única y exclusivamente las siguientes: (i) para identificar al niño, niña, o adolescente, durante las visitar y entrevistas que se le realicen a un Candidato en su domicilio, (ii) cumplimiento con las obligaciones legales laborales del empleador tal y como la inscripción de beneficiarios del Empleado ante el Sistema de Seguridad Social, entre otras que puedan surgir, (iii) comunicar a los Empleados de Serrano Martínez de las actividades recreativas y de bienestar que Serrano Martínez realiza para sus hijos, y (iv) identificar al Cliente menor de edad y prestarle un servicio acorde a su estado de madurez y entendimiento.
VIII. Transferencia y Transmisiones de Datos Personales
Serrano Martínez transfiere Datos Personales de sus Clientes a firmas, entidades, y sociedades internacionales contratadas por el Cliente con el fin de desarrollar el negocio determinado por el Cliente, y la asesoría legal para la cual fue contratado Serrano Martínez.
IX. Derechos del Titular de los Datos Personales
Conforme a lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá derecho a lo siguiente:
- Conocer, actualizar, y rectificar sus datos personales frente a Serrano Martínez, en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a Serrano Martínez, como Responsable del Tratamiento.
- Ser informado por Serrano Martínez, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales.
- Presentación de quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por la infracción de la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Acceder gratuitamente a los Datos Personales suministrados por el Titular.
- Solicitar a Serrano Martínez la supresión de sus Datos Personales.
X. Deberes de Serrano Martínez como Responsable del Tratamiento de Datos Personales
Serrano Martínez en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales suministrados por el Titular, cumple con los siguientes deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012:
X.1. Garantiza al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
X.2. Solicita y conserva, en los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 copia de la autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales.
X.3. Informa debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le corresponden por la autorización otorgada.
X.4. Conserva la información bajo las condiciones necesarias para impedir su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
X.5. Actualiza la información y en caso de efectuar cambios sustanciales en el Tratamiento de las bases de datos, informa a los Titulares de ello.
X.6. Rectifica la información cuando sea incorrecta.
X.7. Tramita las consultas y reclamos formulados por titulares de la información dentro de los términos señalados en la ley y en esta Política.
X.8. Informa a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
X.9. Informa a la autoridad de protección de datos personales cuando se presenten violaciones a los estándares de seguridad de la información.
X.10. Cumple con las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
XI Política para la atención de consultas y reclamos de Serrano Martínez
XI.1. Serrano Martínez garantiza a los Titulares, sus representantes o apoderados, o sus causahabientes el derecho a consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos que sea objeto del Tratamiento por parte de Serrano Martínez. Para lo cual Serrano Martínez hizo lo siguiente:
- Habilitó el correo electrónico administracion@serranomartinez.com para que los Titulares, sus representantes o apoderados, o sus causahabientes, soliciten a Serrano Martínez la consulta de la información que repose en las bases de datos de Serrano Martínez, en los términos del artículo 14 de la Ley 1582 de 2012.
- Atiende las consultas de información que reposan en sus bases de datos en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
- El reclamo se deberá formular mediante solicitud dirigida a Serrano Martínez, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañado de los documentos que se pretendan hacer valer. Dicho reclamo deberá ser dirigido a administracion@serranomartinez.com. Si el reclamo resultare incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- Serrano Martínez atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de su recibo.
- Supresión de Datos
El Titular de los Datos Personales tendrá derecho a solicitar a Serrano Martínez la supresión de sus Datos Personales, especialmente cuando:
- Considere que estos no están siendo tratados conforme los principios, deberes, y obligaciones, establecidos en ésta Política y en la Ley.
- Hayan dejado de ser necesarios y útiles para la finalidad para la cual fueron recolectados.
- Hayan superado el periodo de tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fueron recolectados.
La supresión de Datos Personales solicitada por el Titular de estos implicará la eliminación total o parcial de la información personal suministrada por el Titular de los registros, archivos, bases de datos, o tratamientos realizados por Serrano Martínez.
El derecho que tiene el Titular a eliminar o cancelar sus Datos Personales no es de carácter absoluto, por lo que, habrán eventos en que la solicitud de supresión de información no será procedente, y el Responsable del Tratamiento de Datos Personales podrá negar el ejercicio del mismo:
- En aquellos eventos en que el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de Serrano Martínez.
- Cuando la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
- Revocatoria de la Autorización
El Titular de los Datos Personales podrá revocar en cualquier momento el consentimiento por él otorgado a Serrano Martínez para el Tratamiento de sus Datos Personales, siempre que no se encuentre prohibido por disposición legal.
- Seguridad de la Información
En desarrollo del Principio de Seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Serrano Martínez ha adoptado medidas técnicas, administrativas, y humanas razonables para la protección de la información suministrada por los Titulares a Serrano Martínez, con el fin de impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso, o acceso no autorizado o fraudulento de ella. El acceso a los Datos Personales está restringido a sus Titulares y a Serrano Martínez.
- Vigencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales
La presente Política ha sido aprobada por Serrano Martínez como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales suministrados por el Titular, aceptando su contenido, ordenando su ejecución y cumplimiento, con carácter general para todas las personas vinculadas a la compañía, y en particular para los referidos en esta Política.
Serrano Martínez revisará esta Política periódicamente y se reserva el derecho de actualizarla en cualquier momento para incorporar los cambios y requisitos legales que puedan surgir eventualmente, haciendo públicos dichos cambios en la página web serranomartinez.com.co.