1. Reunión ordinaria del máximo órgano social
Todas las sociedades, dentro de los 3 primeros meses del año (salvo que en los estatutos sociales se disponga en contrario), deben realizar la reunión ordinaria de su máximo órgano social para examinar la situación de la sociedad, aprobar estados financieros de fin de ejercicio, decidir sobre sus utilidades, aprobar la gestión de los administradores y designar los miembros de sus órganos de administración y representación.
2. Nombramiento de revisor fiscal
Deberán tener revisor fiscal:
- Las sociedades por acciones, salvo las sociedades por acciones simplificadas cuando no se haya establecido en los estatutos sociales y cuando por su monto de activos e ingresos no estén obligadas a tenerlo.
- Las sucursales de sociedades extranjeras.
- Todas las sociedades comerciales, cuyos activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de 5.000 smmlv y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente de 3.000 smmlv.
3. Depósito de estados financieros
Dentro del mes siguiente a su aprobación, se debe depositar una copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, en la cámara de comercio del domicilio social.
Si los estados financieros, por las condiciones especiales de la compañía, se deben depositar en la Superintendencia de Sociedades, entonces no se requerirá allegar la copia correspondiente a la cámara de comercio.
4. Diligenciamiento y presentación de información financiera ante la Superintendencia de Sociedades
Las sociedades comerciales, las sucursales de sociedades extranjeras y las empresas unipersonales sometidas a la vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, están obligadas a reportar los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2021, certificados y dictaminados, con el alcance establecido en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, en los términos de la Circular 100-000016 de 17 de noviembre de 2021 expedida por la Superintendencia de Sociedades.
Así mismo, están obligadas a reportar la misma información las sociedades comerciales, las sucursales de sociedades extranjeras y las empresas unipersonales sometidas a la inspección de la Superintendencia de Sociedades a las cuales dicha entidad les imparta la orden respectiva mediante acto administrativo particular dirigido a la dirección de notificación judicial inscrita en el registro mercantil.
Es importante tener en cuenta que la información requerida incluye documentos adicionales según lo dispuesto en la circular y los plazos máximos para el envío de información se establecieron entre el 5 de abril y el 9 de mayo de 2022, en el día que corresponda de acuerdo con el último número del NIT de cada compañía obligada.
Finalmente, es de relevancia mencionar que las compañías que tengan la condición de matrices o controlantes y que se encuentren obligadas a presentar información financiera a la Superintendencia de Sociedades en los términos de la Circular 100-000016 de 17 de noviembre de 2021, además de los estados financieros individuales, deberán presentar los estados financieros consolidados, a más tardar, el 31 de mayo de 2022.
5.Renovación de matrícula mercantil
Durante los primeros 3 meses del año se debe renovar la matrícula mercantil de la compañía y la de sus establecimientos de comercio, sucursales y/o agencias, en la cámara de comercio respectiva.
6.Presentación del informe de prácticas empresariales
Las sociedades comerciales, las sucursales sociedades extranjeras y las empresas unipersonales que se encuentren bajo vigilancia o control por parte de la Superintendencia de Sociedades deberán presentar el informe nro. 42 relativo a prácticas empresariales al año 2021. Este informe se debe presentar entre el 7 de junio y el 21 de junio de 2022, en el día que corresponda de acuerdo con el último número del NIT. Las fechas concretas se pueden consultar en la Circular 100-000016 de 17 de noviembre de 2021 de la Superintendencia de Sociedades.
7.Renovar el Registro Único de Proponentes
A más tardar el quinto día hábil del mes de abril, se debe renovar el Registro Único de Proponentes; de lo contrario, el mismo pierde sus efectos.
8.Adopción de programas de trasparencia y ética empresarial
De conformidad con la Circular Externa 100-000011 de 2021 expedida por la Superintendencia de Sociedades, estarán obligadas a adoptar un programa de transparencia y ética empresarial las sociedades vigiladas por dicha entidad que:
- Hayan realizado negocios o transacciones internacionales de cualquier naturaleza, directamente o a través de un intermediario, contratista o por medio de una sociedad subordinada o de una sucursal, con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado, iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a 100 smmlv; y (ii) a 31 de diciembre de 2021 hayan obtenido ingresos totales o tengan activos totales iguales o superiores a 30.000 smmlv.
- A 31 de diciembre de 2021, directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con entidades estatales con una cuantía igual o superior (individual o en conjunto) a 500 smmlv; y (ii) que a la misma fecha hubieren obtenido ingresos totales o tengan activos totales iguales o superiores a 30.000 smmlv.
Es importante resaltar que las entidades obligadas que a 31 de diciembre del 2021 cumplan con las anteriores condiciones tendrán hasta el 31 de mayo del 2022, para adoptar su respectivo programa de transparencia y ética empresarial.
Por otro lado, las empresas que (i) a 31 de diciembre de 2021, directa o indirectamente, hayan celebrado contratos con entidades estatales con una cuantía igual o superior a 500 smmlv; y (ii) pertenezcan a cualquiera de los sectores que se señalan en la Circular Externa 100-000011 de 2021, siempre y cuando cumplan con todos los requisitos que se indican para el respectivo sector, solamente estarán obligadas a identificar y evaluar los riesgos de corrupción.
9.Aplicación del régimen de autocontrol y gestión del riesgo integral de LA/FT/FPADM
En los términos de las Circulares Externas 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 y 100-000004 del 9 de abril de 2021 de la Superintendencia de Sociedades, las siguientes empresas (sociedad comercial, empresa unipersonal o sucursal de sociedad extranjera supervisada por la Superintendencia de Sociedades) y los sectores, indicados por la Circular Externa 100-000016, se encuentran sometidos a la aplicación del régimen de autocontrol y gestión del riesgo integral LA/FT/FPADM y deberán implementar un SAGRILAFT, a más tardar, el 31 de mayo de 2022:
- Empresas sujetas a la vigilancia o al control de la Superintendencia de Sociedades con ingresos totales o activos iguales o superiores a 40.000 smmlv con corte a 31 de diciembre de 2021.
- Empresas que a 31 de diciembre de 2021 hubieren recibido uno o varios aportes de activos virtuales iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a 100 SMMLV. Además de lo establecido en el numeral 5 del Capítulo X de la circular, estas empresas deberán aplicar el proceso de debida diligencia intensificada.
- Las empresas que pertenezcan a cualquiera de los siguientes sectores económicos y que cumplan con todos los requisitos enunciados en la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020:
a. Sector de agentes inmobiliarios.
b. Comercialización de metales preciosos y piedras preciosas.
c. Servicios jurídicos.
d. Servicios contables.
e. Sector de construcción de edificios y obras de ingeniería civil.
f. Servicios de activos virtuales.
g. Sectores de supervisión especial o regímenes especiales.